Eine der elementaren Grundfunktionen von print2forms ist natürlich die Ausgabe von Formularen und Etiketten. Es wird dabei sowohl das simple Überblenden von bereits fertig formatierten Nutzdaten mit einem Formular unterstützt, als auch ein kompletter Umbau der Nutzdaten mit neuer Anordnung und einem dynamischen (von den Nutzdaten abhängigen) Formular.

Dem Design solcher Druckausgaben sind nur ganz wenige Grenzen gesetzt. Beliebige Papierformate - insbe­sondere auch im Hinblick auf Etiketten - sind genauso selbstverständlich, wie der Einsatz von Farbe, Barcodes oder Bildern.

Eine nicht alltägliche Besonderheit von print2forms ist, dass Formulare in verschiedenen Versionen vorliegen können, zum Beispiel in Schwarz/Weiss und in Farbe, mit hoher und mit niedrigerer Auflösung, für Laserdrucker und für Etikettendrucker, etc.

Im Augenblick der Ausgabe auf einem konkreten Endgerät entscheidet print2forms, welche Version des Formulars für dieses Gerät genutzt wird. Damit wird beispielsweise auch die Umleitung von eigentlich für Farbdrucker vorgesehenen Ausgaben auf Schwarz/Weiss-Drucker möglich, oder der gemischte Einsatz von Laserdruckern (mit Etikettenbogen) und Etikettendruckern (von Rolle).



Bei der Gestaltung von Formularen unterstützt print2forms über einen Windows-Druckertreiber und ein spezielles Import-Gateway die Nutzung unterschiedlichster Vorlagen. Vom Office-Dokument bis zur PDF-Datei oder einem Scan wird praktisch alles als Formularvorlage akzeptiert. Bereits vorhandene Formularentwürfe können fast immer direkt weitergenutzt werden. Für Etikettendrucker kann der meist mit dem Drucker mitgelieferte Etiketteneditor genutzt werden!

In print2forms ist ein spezieller Formular-Designer nicht notwendig!

Der Anwender muss also nicht erst den Umgang mit einem neuen Formular-Designer erlernen, sondern kann in der Regel die Programme, die er kennt und schon bisher benutzt, zur Formularerstellung einsetzen. Das teure Nacherfassen von bereits existenen Vorlagen mit dem Designer entfällt!

Auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie beispielsweise Werbeagenturen, die ihre Entwürfe oft mit spezieller Design-Software erstellen, wird dadurch stark vereinfacht.

Zur Reduktion des Änderungsaufwands lassen sich Formulare auch in einzelne Bausteine zerlegen, wie zum Beispiel Geschäftsangaben und Firmenlogo. Diese Bausteine können dann abhängig vom gewünschten Zielformular wieder individuell zusammengesetzt werden - ganz im Sinne eines Formularbaukastens. So werden automatisch die gleichen Geschäftsangaben und das gleiche Logo in der Rechnung, im Lieferschein und in der Auftragsbestätigung genutzt. Das sorgt für konsistentes Aussehen, weniger Änderungsaufwand, und so ganz nebenbei wird auch noch die Netzwerklast beim Drucken minimiert.

Für die Gestaltung dynamischer Formulare stehen Text-, Linien-, Barcode- und Bildobjekte zur Verfügung, die an beliebigen Positionen im Formular angedruckt werden können - auch konditioniert, also abhängig vom Vorhandensein oder dem Wert von Nutzdaten.

Sind in den Nutzdaten nicht alle notwendigen Informationen enthalten, können über SQL-Abfragen direkt aus den Datenbanken des Anwenders externe Daten zugesteuert werden. Mit den Zugriff auf DMS-Systeme via HTTP-Schnittstelle können Produktbilder oder technische Zeichnungen beschafft und in die Ausgabe eingebaut werden.