Dem print2forms-System liegt eine klassische Client-/Server-Architektur zugrunde. Dabei wird zwischen einer Verwaltungsebene - dem Server mit seinem Administrationsprogramm - und einer Aufbereitungsebene - den Druckern und den Gateways - unterschieden.

Sowohl die Kommunikation zwischen Server und Drucker/Gateway als auch die mit Druckern und druckenden Rechnern wird über beliebige TCP/IP-Verbindungen abgewickelt. Damit ist print2forms unabhängig von der konkreten Netzwerk-Infrastruktur, und kann im LAN und WAN eingesetzt werden.

Eine der Grundideen bei print2forms ist die, daß die Daten auf dem Weg durchs Netzwerk vom druckenden Rechner zum Drucker 'abgefangen' werden. Dies wird dadurch realisiert, daß der druckende Rechner seine Daten nicht zum Drucker, sondern zum print2forms-Drucker oder Gateway schickt. Dafür muß die Druckerkonfiguration auf dem druckenden Rechner in der Regel nur geringfügig geändert werden. Im günstigsten Fall ist nur eine IP-Adresse und die Portnummer zu ändern.

Der print2forms-Drucker oder das -Gateway empfängt nun den Druckauftrag und fragt beim print2forms-Server nach, ob Anweisungen vorliegen, wie mit dem Druckauftrag zu verfahren ist. Der Auftrag wird dabei entweder anhand von Daten erkannt, die ein Druckertreiber eingefügt hat, oder anhand von Kennzeichen im Datenstrom.

Liegen keine Anweisungen für den Druckauftrag vor, wird er unmodifiziert zum eigentlichen Drucker weitergeschickt, der auf dem print2forms-Drucker konfiguriert wurde. Liefert der Server hingegen Anweisungen, wird der Druckauftrag entsprechend diesen Anweisungen umgebaut und erst dann zum Drucker geschickt.

Beim Gateway wird der Druckdatenstrom in einem festgelegten Verzeichnis als Datei abgelegt. Von dort wird die Datei mittels nachgeschalteter Skripte oder Programme weiterverarbeitet, z.B. an Fax-, EMail- oder Archiv-Systeme übergeben.

Der Drucker-/Gateway-Service ist ein Windows-Dienst, der alle diese print2forms-Drucker und Gateways auf dem jeweiligen Rechner unter einer gemeinsamen Kontrolle als Tochterprozesse laufen lässt. Damit wird bei Rechnern mit mehreren Kernen und Hyperthreading die zur Verfügung stehende CPU-Leistung optimal genutzt.