Automatisierung des Vertragsdrucks für Autofinanzierungen

Ausgabe von komplett auf den jeweiligen Kunden zugeschnittenen Vertragswerken. Der eigentliche Vertragsdruck wird über die bisher genutzte Anwendung auf dem System IBM i5 angestossen. Anhand der entsprechend der alten Verträge positionierten Informationen werden neben dem neugestalteten Vertrag auch alle Vertragsbedingungen, Kundenanschreiben, Produktinformationsblätter, Händlerzertifikate, Postident-Coupons und gegebenfalls auch Werbebroschüren für weitere Finanzprodukte erzeugt.

Mit dem Eindruck einer elektronischen Unterschrift des Sachbearbeiters im Anschreiben werden ohne jedes menschliche Eingreifen versandfertige Dokumente erzeugt.

Dank print2forms werden keinerlei Vordrucke mehr verwendet. Alles wird mit Farblaserdruckern auf Blankopapier gedruckt. Aktuelle Änderungen in den Vertragswerken, z.B. aufgrund von gesetzlichen Vorgaben, können sofort umgesetzt werden. Aktuelle Zusatzangebote oder Werbebotschaften können flexibel abhängig von Kundenmerkmalen zugesteuert werden.

Die Vorlagen für die Dokumente werden direkt als PDF-Datei von den zuständigen Fach- und Werbeabteilungen in print2forms übernommen. Falls dadurch Änderungen an den Positionen von eingedruckten Daten notwendig werden, können diese mit wenigen Handgriffen repositioniert werden.

Automatisierung der Erstellung von Produktionsunterlagen

Die Produktionsaufträge werden von einem SAP R/3-System in der Nacht für die nächste Schicht zusammengestellt. Diese Produktionsaufträge müssen noch um eine ganze Reihe zusätzlicher Dokumente wie Stücklisten und Zeichnungen ergänzt werden, bevor sie tatsächlich in die Werkhalle gegeben werden können.

Bei einer ganzen Reihe von Standardprodukten können die zusätzlich notwendigen Dokumente direkt aus dem Produktionsauftrag heraus identifiziert werden. print2forms holt sich selbständig Stücklisten und Zeichnungen aus den Datenbanken der entsprechenden Flugzeughersteller und kombiniert sie mit dem Produktionsauftrag. Diese Aufträge sind sofort druckbereit und können zum Ausdruck direkt ins Meisterbüro der zuständigen Werkshalle verschickt werden.

Aufträge, die nicht automatisch komplettiert werden können, werden am Morgen der Fertigungsplanung vorgelegt. Mit einem speziellen Dialogprogramm zu print2forms können sich die Planer den jeweiligen Produktionsauftrag am Bildschirm anzeigen lassen, und selbst entscheiden, welche Zeichnungen und Stücklisten in welchen Variationen benötigt werden. Die betreffenden Dokumente werden von den Planern als Ausdruck an print2forms übergeben. print2forms erkennt diese Dokumente und erkennt auch, welcher Planer den Druck ausgelöst hat. So sind die Dokumente dann einem bestimmten Produktionsauftrag leicht zuzuordnen. Ist der Planer fertig, wählt er noch den Drucker in der zuständigen Werkshalle und das komplette Bündel an Dokumenten landet ohne weiteres Zutun direkt auf dem Drucker im Meisterbüro.

Neben den enormen Einsparungen an Zeit bei der Fertigungsvorbereitung durch das Zusammenstellen der Dokumente quasi am PC, entfällt auch das fehleranfällige, händische Zusammenstellen der Teildokumente und deren physischer Transport in die Werkshallen.

Erstellung von Speditionspapieren beim Wechsel von RPG/Cobol-Anwendungen hin zu einer Java-Anwendung

Java hat keine direkte Druckerschnittstelle. Insofern kann die Ausgabe von Speditionspapieren nicht direkt erfolgen. Deshalb werden mit Hilfe einer entsprechenden Bibliothek statt Ausdrucken PDF-Dokumente erzeugt. In einer Datenbank werden Informationen zum erzeugten PDF-Dokument, wie Zieldrucker, Anzahl der Kopien, Druckzeitpunkt, etc hinterlegt.

Über ein entsprechend konfiguriertes Monitor-Gateway erhält print2forms Kenntnis von der Existenz der PDF-Datei und kann jetzt in der Datenbank nachschauen, was mit dem Dokument geschehen soll. Abhängig von der Art des Zieldruckers (Laser-, Matrix- oder Etikettendrucker) werden die PDF-Dokumente in die jeweils notwendigen Datenströme konvertiert und gegebenenfalls um weitere Druckelemente wie Formulare oder Logos ergänzt.

Um gegenüber den Speditionsmitarbeitern eine Art Drucksystem zu simulieren, wird der Druckfortschritt direkt aus print2forms heraus in der Datenbank dokumentiert. Die Mitarbeiter wissen also immer, ob, wo und wann ihr Dokument gedruckt wurde.

Da die Spedition international tätig ist, wird in den PDF-Dokumenten wegen der asiatischen Schriften Unicode als Kodierung eingesetzt. print2forms übernimmt hier auch die Umsetzung der Zeichenkodierung für eventuell nicht Unicode-fähige Drucker. Beispielsweise wird für chinesische Zeichen auf Matrix- und Etikettendruckern die Umsetzung nach GB2312 oder GB18030 durch print2forms durchgeführt.

Mit der Auswahl von PDF als einzigem Dokumentformat ist die Java-Anwendung praktisch frei von jedem Wissen über die eingesetzten Drucker. Durch eine kundenspezifische Erweiterung werden für diesen Kunden sogar mehrere Typen von Matrixdruckern mittels print2forms angesteuert.

Gleichzeitig verarbeitet print2forms aber natürlich für die Dauer der Umstellung auch noch die direkten Ausdrucke der alten Anwendungen und gestattet so die gemeinsame Nutzung der installierten Hardware aus beiden Welten.

Automatisierte Erzeugung aller für die Kommisionierung und den Versand notwendigen Dokumente, Kosteneinsparungen im Mahnwesen

Am Beginn einer Schicht werden als erstes die Kommisionierlisten ausgegeben, damit die Mitarbeiter die bestellten Produkte aus dem Lager holen können. Bestellungen mit mehreren Positionen werden direkt anschliessend gedruckt, während die Rechnungen für Bestellungen mit nur einer Position zurückgehalten werden.

An speziellen Arbeitsplätzen werden die Mehrpositions-Rechnungen mit den bestellten Produkten zusammengeführt und anschliessend versandfertig gemacht. print2forms druckt neben den Rechnungen und Versandetiketten im Falle abweichender Lieferadressen (Geschenk, Packstation) auch die dann noch benötigten Lieferscheine.

Für die Rechnungen mit nur einer Bestellposition werden die Produkte gesammelt kommisioniert. Ein Mitarbeiter scannt den Barcode eines der gesammelten Produkte und die zugehörige Rechnung mit Versandpapieren wird 'just-in-time' am Arbeitsplatz des Mitarbeiters ausgegeben.

Das Versandhaus arbeitet für vier Mandanten mit unterschiedlichen Logos und Firmenangaben, und, weil es international tätig ist, in Deutsch und in Englisch. Von allen Dokumenten gibt es daher acht Varianten. Welche Variante gerade benötigt wird, erkennt print2forms an entsprechenden Mandanten- und Länderkennzeichnungen im Druckdatenstrom.

Für den Mandanten mit den höchsten Stückzahlen gibt es vorbedrucktes Papier, sodass hier die Dokumente als Schwarz/Weiss-Klicks zählen. Bei den anderen drei Mandanten wird das farbige Logo mit auf das Blankopapier gedruckt. Für Zahlungsvordrucke existiert eine weitere Papiersorte. print2forms zieht automatisch das richtige Papier.

Alle erzeugten Rechnungen und Lieferscheine werden parallel zum Druck automatisch von print2forms verschlagwortet (Rechnungsnummer, Datum, Kunde, etc) und als PDF-Dokument dem Archiv-System zur elektronischen Ablage übergeben.

Um im Mahnwesen Kosten zu reduzieren, werden die ersten Zahlungserinnerungen an Kunden, die Online bestellt haben, als EMail versendet. print2forms erzeugt das Mahnschreiben als PDF-Dokument und übergibt dieses zusammen mit einem personalisierten Anschreiben an das EMail-System des Versandhauses. Bei den Mahnungen der Stufe zwei erfolgt parallel zum obligatorischen Druck ein EMail-Avis.

Den Mahnungen sind aus der dafür zuständigen Anwendung heraus immer alle Lieferscheine der offenen Rechnungen beigefügt. Um beim Ausdruck zusätzlich Kosten zu reduzieren, werden die verschiedenen Lieferscheine von print2forms zu sehr viel kompakteren Listen zusammengestellt, sodass beim Druck oft nur noch die Hälfte der Blätter benötigt wird.

Automatisierte Erzeugung von Lieferdokumenten inklusive dem Druck von Münzbriefen

Bei dieser Instalation gibt es eigentlich gar keine Druckfunktion. Mit entsprechenden Queries werden die notwendigen Daten aus einer Datenbank extrahiert und einfach unformatiert an print2forms übergeben. Die Daten werden von einem Gateway übernommen und mit Hilfe eines kleinen Zusatzprogramms, das als integraler Bestandteil von print2forms mitläuft, auf Druckseiten verteilt.

Die Verteilung wird zum einen durch eine CSV-Datei gesteuert, die die Felder der Datenbank beschreibt, und so print2forms die Interpretation der empfangenen Daten gestattet. Zum anderen existieren für die Rechnungen, Lieferscheine, Versandpapiere, etc Vorlagen, auf denen die für einen Ausdruck benötigten Datenbankfelder referenziert sind. Der Seitenumbruch und das Errechnen von Zwischensummen wird dabei direkt von print2forms erledigt.

Die Dokumente werden nach logistischen Gesichtspunkten sortiert in Serien angeliefert und zunächst auf dem print2forms-Router abgelegt. Von dort rufen die Mitarbeiter später die einzelnen Dokumentserien zum Ausdruck auf einem der zur Verfügung stehenden Drucker ab.

Für einzelne Münzen existieren eventuell sogar mehrseitigen Begleitbriefe, die dann von print2forms aus einem internen Verzeichnis geholt und automatisch der jeweiligen Sendung beigefügt werden. Kunden, die Ratenzahlung vereinbart haben, erhalten einen detailierten Zahlungsplan mit Fälligkeitsdaten und Zahlbetrag. Entstehen auf den Versandpapieren Freiräume, weil zum Beispiel bei Kunden mit PayPal oder Lastschriftmandat kein Zahlungsträger und auch keine Einzugsermächtigung benötigt werden, werden diese Freiräume abhängig von Datenbankinformationen mit Angeboten und Werbung gefüllt.

Reisebuchungen mandantenorientiert formatieren, drucken, versenden und archivieren, Kosteneinsparungen im Mahnwesen

In Dutzenden von Reisebüros werden Reisen für Geschäftskunden über die Platform Amadeus gebucht. Die Buchungsbestätigungen werden von Amadeus statt im Reisebüro zunächst auf einem zentralen Drucker des Dienstleisters ausgegeben. Dieser Drucker ist in Wirklichkeit ein print2forms-Gateway, welches die einzelnen Reisebüros identifiziert und dann mit einem für jedes Reisebüro hinterlegten Formular die Dokumente personalisiert.

Die so erzeugten Reisedokumente werden abhängig von ihrem Inhalt und abhängig von in einer Datenbank hinterlegten Informationen entweder im Reisebüro gedruckt und/oder via EMail versendet. Beim Versenden der Dokumente werden eventuell zusätzliche Kopien erzeugt, wenn in der Datenbank oder im Dokument selbst hinterlegt ist, dass auch der Bucher der Reise und/oder der Reisende selbst die Unterlagen direkt erhalten sollen.

Unabhängig von diesem Prozess werden die Reisedokumente von print2forms automatisch klassifiziert, verschlagwortet und in einem elektronischen Archiv in Form von PDF-Dokumenten abgelegt.

Parallel dazu werden die Dokumente zu Abrechnungszwecken auch in einem SAP-System verbucht. Von diesem System werden eventuell notwendige Mahnungen erzeugt, die von print2forms ebenfalls entsprechend personalisert, aufbereitet, archiviert, gedruckt und auf Anforderung via EMail versendet werden.

'Just-in-time' Bereitstellung von Lieferdokumenten an einer vollautomatischen Kommisionierstrasse

Für eine automatische Kommisionierstrasse werden für den anschliessenden Versand Rechnungen, Lieferscheine, Retouren- und Paketaufkleber benötigt. Für bestimmte Produkte werden zusätzlich Handhabungs- und Pflegehinweise benötigt, die als weitere, eventuell sogar mehrseitige Dokumente mit ins Paket müssen. Das Einlegen der Papiere in das Paket und das Aufbringen der Aufkleber sind ebenfalls automatisiert und integraler Bestandteil der Kommisionierstrecke.

Für die Erstellung der Dokumente sind drei Hochleistungslaserdrucker mit Falt- und Verpackungsautomaten direkt an der Strecke positioniert. Um zum einen die kritischen Zeitanforderungen erfüllen zu können und weil die Reihenfolge der Pakete auf der Strecke von vielen nicht immer vorhersagbaren Ereignissen abhängt, wurde die Druckaufbereitung und der eigentliche Druck zeitlich getrennt.

Sobald die zu kommisionierenden Pakete im Bestellsystem bekannt sind, erzeugt print2forms alle Dokumente für die jeweils benötigten Mandanten in verschiedenen Sprachen und legt sie in einem Speicherbereich sortiert ab. Die Produktion und das Aufbringen der Aufkleber wird von ganz speziellen Tintenstrahldruckern übernommen. Extra für diese Drucker werden von print2forms Abbilder der Aufkleber als TIFF-Bild in der richtigen Auflösung erzeugt. Sobald auf der Kommisionierstrecke ein bestimmtes Paket erkannt wird, werden die zugehörigen Dokumente vom Logistikrechner zu den Druckern geschickt, an denen das Paket dann gleich vorbeikommen wird.

'Just-in-time' Erzeugung von Arbeitsberichten und Rechnungen für Service-Einsätze beim Kunden

Für die Koordination und Abrechung von Serviceeinsätzen ist eine entsprechende Anwendung auf einem IBM i5 System zuständig. Diese Anwendung ist im Laufe vieler Jahre auf die speziellen Erfordernisse hin optimiert worden. In den Anfangsjahren enthielten die von der Anwendung erzeugten Dokumente spezielle Steuerzeichen, die beim Ausdruck auf den damals eingesetzten Druckern entsprechende Formatierungen (Schriften, Fettdruck, etc) erzeugten. Solche Dokumente befinden sich noch in den Archiven.

Beim Nachdruck alter Dokumente aus dem Archiv erkennt print2forms die alten Steuerzeichen und ersetzt sie automatisch gegen die für die heutigen Drucker notwendigen Steuersequenzen.

Für Serviceeinsätze fährt ein Werkstattwagen, der auch mit einem Notebook und einem kleinen Laserdrucker ausgestattet ist, raus zum Kunden. Dort werden die durchgeführten Arbeiten und verwendeten Ersatzteile über eine via Funk hergestellte Remote-Sitzung direkt erfasst. Nach Abschluss der Arbeiten wird auf dem IBM Server ein Arbeitsbericht und die zugehörige Rechnung erstellt und print2forms übergeben.

Lediglich die für die Dokumente notwendigen Textinformationen werden dann über die Funkverbindung zum Notebook im Werkstattwagen gesendet. Erst auf dem Notebook erfolgt die Aufbereitung des Dokuments durch eine dort installierten print2forms Komponente. Die dann doch deutlich grösseren Druckdatenströme mit Formular und Firmenlogo werden lokal im Werkstattwagen zum Drucker gesendet. Damit wird die Bandbreite und das Transfervolumen der Funkverbindung effektiv geschont.