Damit print2forms Entscheidungen abhängig von den Nutzdaten treffen kann, muß es die Druckdaten mitlesen können. Je nach druckendem Rechner sind die Druckdaten allerdings sehr unterschiedlich aufgebaut. Während bei einigen Host-Rechnern die Druckdaten in einer starren Anordnung von Zeilen und Spalten kommen, senden andere Rechner die Daten in den Reihenfolgen, in denen sie erzeugt werden. Das heist unter Umständen, daß die Fußzeilen vor dem restlichen Seiteninhalt übertragen werden können. Spätestens mit der Nutzung von Proportionalschrift oder typographischen Schriften machen auch Einteilungen in Spalten und Zeilen keinen Sinn mehr.

Ein Drucker oder ein Gateway versucht daher lediglich, Textfelder innerhalb der Druckdaten zu erkennen, und diesen eine Kennung zuzuweisen, die ihrer horizontalen und vertikalen Position auf der Seite entspricht. Diese Kennungen werden in print2forms Feldindices genannt. Die Vergabe der Indizes erfolgt während des Druckens im Hintergrund und kann durch Anfordern der sogenannten Indexdatei sichtbar gemacht werden.

Diese Indexdatei ist dann eine Liste der erkannten Textfelder zusammen mit ihrem Index und kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

 [p2f]
 [Param]2.0;10.1.17.7
 [Time]08.08.08 14:36:32
 [Computer]iseries.spe-gmbh.de
 [Printer]P2FPRT01
 [User]QUSER
 [Job]QPADEV0001
 [File]QSYSPRT
 [0102580000]                                                      00001/3
 [0102D00000]                                                      1704
 [01030C0000]   Kunde GmbH
 [0103480000]   Z.Hd. Hr. K. Kunde                              346-57897
 [0103C00000]   Kundenstrasse 7                                 15595
 [0103FC0000]   D-12345 Kundenstadt
 [0104380000]                                                   Hr. A. Muster
 [0104B00000]                                                   12.03.2003
 [0106180000]  1   L1BL100  Schaltlitze 0,14x100 m    St     260      0    260 
 [0106900000]  2   L1BR500  Schaltlitze 0,14x500 m    St     270      0    270 
 [0107080000]  3   USB2BB3  USB Kabel B/B Stecker     St      30      0     30 
 [Page]
 [End]

Der Feldindex ist die zehnstellige Hexadezimalzahl innerhalb der eckigen Klammern am Anfang einer Zeile. Die ersten zwei Stellen repräsentieren die Seitennummer, damit es möglich ist, Bedingungen zu formulieren, die Textfelder auf bestimmten Seiten eines Dokuments prüfen. Sind die ersten beiden Stellen Null, wird auf jeder Seite gesucht.

Die nächsten vier Stellen entsprechen der vertikalen Position und die letzten vier Stellen der horizontalen Position. Beim Testen der Nutzdaten können einzelne Teilbereiche des Feldindex mit einem Wildcard-Zeichen auch als 'nicht von Interesse' gekennzeichnet werden. So bedeutet etwa die Angabe '01????0000', daß alle Textfelder getestet werden, die auf der ersten Seite an der horizontalen Position Null anfangen.

Auch Bereiche lassen sich innerhalb der Feldindices angeben. Die Angabe '01[0090-0290]0000' testet alle Textfelder auf der ersten Seite, deren vertikale Position im Bereich von '0090' bis '0290' ist, und die an der horizontalen Position Null anfangen. Damit lassen sich sehr effizient Bereiche mit Tabellen oder ähnlichem überprüfen. Die verschiedenen denkbaren Kombinationen sind natürlich auch möglich.

Die restlichen Angaben innerhalb der Indexdatei dienen der Strukturierung und werden zum Beispiel von Gateways zur Ausführung ihrer Arbeiten benötigt. Die Skripte, die von den Gateways zum Mailen, Faxen oder Archivieren gestartet werden, können dann auch zusätzliche Informationen aus der Indexdatei entnehmen.

• Die Textfelder werden aufgrund der sie umgebenden Steuersequenzen erkannt. Deshalb kann es vorkommen, das Worte und Sätze auseinandergerissen werden, wenn innerhalb der Worte/Sätze Steuersequenzen, zum Beispiel zum Repositionieren oder zum Umschalten des Zeichensatzes, verwendet werden. Dies ist insbesondere bei der Verwendung von Windows-Programmen oft der Fall. In diesen Fällen hilft es, den Druckertreiber so umzukonfigurieren, daß er Druckerschriften anstatt der geladenen Windows-Schriften verwendet. Die ständigen Repositionierungen unterbleiben dann.

• Ein weiteres Problem mit Windows-Programmen ist, daß Texte für Menschen nicht mehr lesbar sind, weil der Druckertreiber optimiert, und die Zeichensätze umkodiert hat. Diese Umkodierung wechselt von Dokument zu Dokument, abhängig vom Dokumentinhalt. Eine maschinelle Auswertung von Feldinhalten ist damit unmöglich. Auch in diesem Fall hilft es, den Druckertreiber so umzukonfigurieren, daß er Druckerschriften anstatt der geladenen Windows-Schriften verwendet. Im Hilfetext des Druckertreibers finden sich entsprechende Hinweise und Anleitungen.