Vertraulicher Druck und sicherer Druck sind eine zunehmende Anforderung vieler Firmen und Organisationen, nicht zuletzt auch wegen ständig verschärfter Vorgaben des Bilanzierungsrechts oder Richtlinien aus den Bereichen Medizin, Chemie oder Pharma. Druckaufträge, die geheimer oder sensibler Natur sind, dürfen nicht im Ausgabefach eines ungesicherten Druckers landen, wo sie von Jedermann abgegriffen werden können.

Mit print2forms können diese neuen Anforderungen erfüllt werden, ohne gleich jedem Mitarbeiter einen eigenen, nur für ihn nutzbaren Drucker zur Verfügung zu stellen.

Zum einen geschieht dies durch die direkte Unterstützung von Druckern, die vertrauliches Drucken anbieten. Diese Drucker besitzen meist interne Festplatten, auf denen Ausdrucke abgelegt werden können. Erst nachdem sich der Absender des Druckauftrags am Drucker durch Eingabe seines Namens und eines Passwortes identifiziert hat, wird der Ausdruck abgerufen und tatsächlich gedruckt.

print2forms sorgt für die automatische Ablage sensibler Dokumente und vergibt dabei aussagefähige Namen für die Druckaufträge und erzeugt auch eventuell notwendige PINs aus Daten innerhalb des Dokuments. Damit ist bereits ein so hohes Maß an Sicherheit gegeben, daß auch gelegentliche vertrauliche Ausdrucke problemlos an Gruppendruckern ausgeführt werden können.

Eine zweite Methode des sicheren Druckens bietet print2forms im Zusammenhang mit dem Einsatz des print2forms-Routers und einer Erweiterung des Routers, dem sogenannten phone4print-Gateway.



Soll ein vertrauliches Dokument gedruckt werden, wird es statt an einen Drucker an den print2forms-Router gesendet, der es in einer Warteschlange für eine bestimmte Zeit zwischenspeichert. Um das Dokument dann tatsächlich zu drucken, geht der Anwender zum gewünschten Drucker und ruft mit seinem Smartphone oder Tablet (iOS oder Android) die Login-Seite des phone4print-Gateways auf.

Das phone4print-Gateway ist ein kompletter SSL-fähiger Web-Server, der im Router integriert ist. Meldet sich ein Benutzer mit seinen Zugangsdaten an, kann er über sein Smartphone oder Tablet seine Druckaufträge zum Drucken abrufen oder auch löschen.

        


Bei dieser Art des Zugriffs auf das phone4print-Gateway kann die Druckeridentifikation automatisch erfolgen. Am Drucker selbst wird einfach ein Aufkleber mit QR-Barcode angebracht, der die URL des Web-Servers zusammen mit der Druckerkennzeichnung enthält. Durch Abfotographieren des Barcodes wird sofort die App im Smartphone aufgerufen und bereits der richtige Drucker ausgewählt.

Eine weitere Benutzungsvereinfachung kann erreicht werden, wenn das Speichern von Cookies auf dem Smartphone erlaubt wird. Das Smartphone wird damit zum per WLAN oder UMTS ausgelesenen Funk-Ausweis des Benutzers.

Über das phone4print-Gateway ist somit ohne Mehrkosten das möglich, was oft als Roaming oder manchmal auch Follow-Me-Printing bezeichnet wird - und das ohne Hardwareerweiterungen am Drucker und unter Nutzung von in vielen Fällen bereits vorhandenenen Geräten und Netzwerkinfrastruktur. Das Gateway ist standardmässig integraler Bestandteil jedes print2forms-Routers.

So kann jeder Drucker - egal ob mit oder ohne Festplatte - für sicheres Drucken oder Roaming eingesetzt werden. Selbstverständlich können bei Bedarf auch Etikettendrucker so genutzt werden.