Die Möglichkeit einer Autorisierung hängt vom eingesetzten Betriebssystem ab, weil nicht in allen Fällen der Name des druckenden Benutzers mit übertragen wird. Wenn aber der Anwendername im Datenstrom übertragen wird, ist die Einschränkung der Benutzung von Druckprozessen auf bestimmte Nutzer jederzeit möglich.

Für eine manuelle Autorisierung eines Druckauftrags, z.B. durch Gruppen- oder Abteilungsleiter, kann direkt auf den print2forms-Router gedruckt werden. Der Vorgesetzte kann dann vom eigenen Arbeitsplatz aus die Druckaufträge zum Drucken freigeben. Falls eine Sichtprüfung notwendig ist, kann dies über den p2fViewer geschehen.

Werden in Dokumenten elektronische Unterschriften eingesetzt, kann deren Andruck in den Dokumenten vom Namen des Druckenden anhängig gemacht werden. So wird garantiert, dass nur berechtigte Personen die Unterschriften verwenden können. Für Unterschriften lassen sich dabei über Verweise in den Ressourcen-Containern auch Hierachien aufbauen, die es Gruppen- oder Abteilungsleitern gestatten, auf die Unterschriften aller ihrer Mitarbeiter zuzugreifen.

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