Reguläre Ausdrücke sind keine Erfindung für print2forms, sondern sind integraler Bestandteil der meisten modernen Skript- und Programmiersprachen. Die regulären Ausdrücke dienen letztendlich der Suche nach bestimmten Zeichenfolgen innerhalb einer anderen Folge von Zeichen - in unserem Fall innerhalb des Druckdatenstroms.

Einige typische Anwendungsgebiete für reguläre Ausdrücke innerhalb von print2forms sind:

• Auffinden der Rechnungsnummer, um sie optisch hervorzuheben.
• Auffinden von Länderkennzeichen, um die verschiedensprachigen Versionen eines Formulars auszuwählen.
• Auffinden der Kundennummer, um sie als Barcode zu drucken.
• Auffinden einer Teilenummer, um eine technische Zeichnung als Anlage zu drucken.
• Auffinden von Kontrolldaten, zum automatischen Einbinden von Werbeeindrucken oder Anlagen.
• Auffinden von Daten, um vorgegebene Formulare auszufüllen.
• Auffinden von Artikeldaten, um in einer Tabelle variabel hohe Reihen abzutrennen.
• Auffinden von Adressdaten, um beim Faxen ein entsprechendes Deckblatt zu erzeugen.
• Auffinden des Sachbearbeiternamens, um eine elektronische Unterschrift einzublenden.
• Auffinden von Versandangaben, um automatisch einen Retourenaufkleber zu erzeugen.
• Auffinden von Artikeldaten, um in einer Tabelle Spalten auszutauschen.
• Auffinden der Kundennummer, um aus einer Datenbank die EMail-Adresse abzufragen.
• Auffinden von Schlagworten, um beim Archivieren das Dokument automatisch zu indizieren.
• und, und, und …

Der reguläre Ausdruck beschreibt ein Muster, gegen das die empfangenen Druckdaten getestet werden. Sobald das Muster erkannt wurde, wird die dem regulären Ausdruck zugeordnete Aktion, zum Beispiel der Ausdruck eines Barcodes oder der Druck eines bestimmten Formulars, ausgelöst.

Mit Hilfe der regulären Ausdrücke kann geprüft werden, ob an einer bestimmten Stelle im Druckdatenstrom ein bestimmtes Muster (Wort) vorkommt, oder ob und wie oft dieses Muster irgendwo in einer Zeile oder sogar irgendwo innerhalb der gesamten Seite vorkommt.

Die zweite wichtige Aufgabe der regulären Ausdrücke ist, neben dem Auffinden vorgegebener Muster, das Entnehmen von Druckdaten zum Zwecke der späteren Weiterverwendung. Solch ein Anwendungsfall ist beispielsweise beim Einfügen von Barcodes gegeben, deren konkreter Inhalt aus den Druckdaten entnommen werden muß.

• Für reguläre Ausdrücke gibt es leider keine allgemeingültige Spezifikation. Jede Skript- (Perl, PHP, Phyton) oder Programmiersprache (Java, .NET, C#) benutzt ihren eigenen Dialekt, der auf die besonderen Gegebenheiten der jeweiligen Umgebung abgestimmt ist. Wer aber reguläre Ausdrücke von einer dieser Sprachen her kennt, findet sich in print2forms schnell zurecht.
• print2forms orientiert sich an den regulären Ausdrücken von Perl, benutzt aber ebenfalls einen etwas abweichenden Dialekt. Die Unterschiede zu den anderen Dialekten werden in den nachfolgenden Kapiteln daher besonders hervorgehoben.