Der prinzipielle äussere Ablauf der Erfassung von Unterschriften ist auf der sign2forms-WebSite dargestellt, und sollte hier noch einmal bewusst in Erinnerung gerufen werden: Grundlagen.

Um ein technisches Verständnis für die internen Abläufe von sign2forms zu erlangen, wird nachfolgend ein Übersichtsschema präsentiert. Die rot hinterlegten Symbole sind die beteiligten print2forms-Komponenten. Blaue Symbole kennzeichnen Komponenten oder Arbeitsschritte, die mit der Dokumenterstellung und sign2forms zusammenhängen.

Erläuterung des Schemas:

• Der Ablauf teilt sich in zwei Phasen. In der ersten Phase (print2forms-Phase) wird das zu unterzeichnende Dokument ausgedruckt und als Kopie in elektronischer Form in einem festgelegten Verzeichnis bereitgestellt. In der zweiten Phase (sign2forms-Phase) werden die Fotos der Unterschriften empfangen und mit dem Dokument zusammengefügt und das Dokument wird abgelegt (oder per E-Mail versandt, oder was auch immer).

• Phase 1 beginnt damit, dass ein print2forms-Client vom druckenden Rechner ein Dokument empfängt, das aufgrund des zu verwendenden Dokumentprozesses als mit sign2forms zu verarbeiten erkannt wird. Der Dokumentprozess gibt dieses Dokument einerseits an den konfigurierten Drucker weiter, gibt allerdings auch eine Dokumentkopie über den print2forms-Router an das print2forms-Gateway für die Phase 1 weiter.

• Das print2forms-Gateway empfängt vom Router das Dokument, extrahiert mit Hilfe eines PHP-Skripts die Kennung des Dokuments und legt es in einem Verzeichnis ab. Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

• Der vom Client und vom Gateway zur Aufbereitung des Dokument benutzte Druckprozess sorgt dafür, dass neben den Unterschriftfeldern ein QR-Code mit der Kennung des Dokuments und der jeweiligen Unterschrift erzeugt wird. Somit sind die QR-Codes sowohl im ausgedruckten als auch im abgelegten Dokument integriert. Direkt an den Positionen der Unterschriftenfelder werden Aufrufe für jeweils ein PCL-Makro eingebaut.

• Phase 2 wird angestossen, sobald von der sign2forms-App Fotos von Unterschriften empfangen werden. Empfänger muss in diesem Fall ein Web-Server sein, weil die App Internet-Protokolle zum Transport der Fotos nutzt, was auch die Verschlüsselung der Fotos während der Übertragung ermöglicht - ganz unabhängig von einem VPN.

• Der für sign2forms benutzte Web-Server ist der des print2forms-Client-/Gateway-Services. Aus technischen Gründen ist der Web-Server des print2forms-Routers für diese Aufgabe weniger geeignet. Das Upload-Verzeichnis des Web-Servers ist so konfiguriert, dass es dem vom print2forms-Monitor-Gateway überwachten Verzeichnis entspricht.

• Dadurch wird mit jedem hochgeladenen Foto die Überwachung im Monitor-Gateway ausgelöst. Mit Hilfe eines PHP-Skripts wird das Foto gefiltert und in ein PCL-Makro konvertiert. Existiert zu dem Foto ein wartendes Dokument und sind bereits beide Fotos empfangen worden, werden die beiden PCL-Makros mit dem wartenden Dokument vereinigt und es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches die Bilder der beiden Unterschriften an den korrekten Positionen im Dokument enthält.

• Je nach Art der Weiterverarbeitung kann diese PDF-Datei in einem Verzeichnis abgelegt, oder sonstwie weitergeleitet werden, z.B. an ein Archiv übergeben, oder via E-Mail versendet werden. Damit ist auch Phase 2 - und damit die gesamte Dokumentverarbeitung - abgeschlossen.

• Es ist natürlich so, dass Phase 1 abgeschlossen sein muss, bevor Phase 2 starten darf. Das ist in der Praxis eigentlich immer der Fall, weil das physische Ausdrucken des Dokuments und das manuelle Unterschreiben ein Vielfaches von dem an Zeit erfordert, was die Bearbeitung des Dokuments durch das Gateway in Phase 1 benötigt. Fällt allerdings das Gateway aus, treffen empfangene Fotos auf kein wartendes Dokument. Fällt der Router aus, wird das Dokument gar nicht erst gedruckt. Diese seltenen Ausnahmefälle können aber durch zeitgesteuert aufgerufene Korrekturskripte erkannt und korrigiert werden.