Eine häufige Anforderung bei der Erstellung von Druckausgaben ist deren Weitergabe an andere Systeme, wie zum Beispiel an Fax- und E-Mail-Systeme oder an Archivierungssysteme. Diese Aufgabe wird in print2forms von den sogenannten Gateways erledigt. Solche Gateways laufen unter der gleichen Benutzeroberfläche wie die Clients und werden mit diesen gemeinsam administriert. Auf einem Rechner (Windows Vista, 7, 8, Server 2008, Server 2012) lassen sich somit auch mehrere Gateways gleichzeitig betreiben.

Ein Gateway ist gegenüber dem druckenden Host-Rechner ein gewöhnlicher Drucker, sodaß die Weitergabe der Druckaufträge an Gateways nichts weiter als simples Drucken benötigt. Das Gateway bearbeitet den Druckauftrag exakt wie ein Client, mit einen Unterschied, daß die erzeugten Druckdaten nicht zum Drucker geschickt, sondern in eine Datei geschrieben werden.

Mit jeder so erzeugten Datei ruft das Gateway dann ein externes Programm oder Skript auf, das die eigentliche Aufgabe des Gateways erledigt. Auf diese Weise steht eine einfache Schnittstelle zu bereits beim Anwender existierenden anderen Systemen - Fax, E-Mail, Archiv, DMS - zur Verfügung.



Die Aufgaben eines Gateways in print2forms können dabei sehr vielfältig sein:

• Versenden von Druckaufträgen per Fax.
• Versenden von Druckaufträgen als PDF-Datei im Anhang einer E-Mail mit personalisiertem Anschreiben. Falls notwendig, können die PDF-Dateien zuvor mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.
• Rechssichere Ablage von Druckaufträgen in Archivsystemen mit Verschlagwortung. Die Indexdaten werden dabei automatisch erstellt.
• Bereitstellen auch sehr großer Druckaufträge als PDF-Datei auf einem FTP-Server zur Abholung durch Subunternehmer oder Spediteure.
• Aufsammeln und Zusammenführung verschiedener Dokumenttypen, wie zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen und Versandpapieren zum gebündelten Drucken bei Vollständigkeit des Gesamtdokuments. Dabei können die Einzeldokumente sogar aus ganz unterschiedlichen, zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Rechnern erstellten Druckaufträgen stammen.
• Anhand von Kunden- oder Rechnungsnummern Druckaufträge mit extern erzeugten Dokumenten wie zum Beispiel PDF- oder CAD-Dateien eines Vorlieferanten oder Subunternehmers zusammenführen.
• Zerlegen von Druckaufträgen in Teildokumente, die unterschiedlich bearbeitet werden sollen. So lassen sich bei Vorhandensein einer E-Mail-Adresse die Dokumente per E-Mail versenden, und im anderen Fall werden sie zum Versand per Post ausgedruckt.
• Veröffentlichung von Dokumenten auf einem HTTP-Server. Die Dokumente (PDF, XML, HTML) werden dabei strukturiert abgelegt, zum Beispiel nach Kunden, Datum, Dokumenttyp oder ähnlichem.

Die für die jeweiligen Aufgaben benötigten Daten, wie Kunden- oder Rechnungsnummern, Indices, Faxnummern oder E-Mail-Adressen, können aus den Nutzdaten entnommen, oder, falls dort nicht vorhanden, über SQL-Anfragen aus Datenbanken oder externen Dateien selbständig ermittelt werden.