In der Praxis kommt es immer wieder einmal vor, dass eine Lizenzdatei ausgetauscht werden muss. Typische Gründe sind die Erweiterung der Installation, oder aber, bei Nutzung von USB-Schlüsseln, die Reaktivierung eines roten Schlüssels.

Die neue Lizenzdatei, eine XML-Datei, wird in der Regel via E-Mail zur Verfügung gestellt. Sie ersetzt die bisher genutzte Lizenzdatei und hat deshalb auch den gleichen Namen, der sich aus der Lizenznummer mit der Erweiterung '.xml' bildet.

Zum Austausch der Lizenzdatei werden auf dem Rechner, auf dem die Software-Management-Konsole ausgeführt wird, Administratorrechte benötigt. Das ist notwendig, weil die Konsole als Dienst innerhalb von Windows läuft.

Das prinzipielle Vorgehen beim Austausch der Lizenzdatei besteht darin, die Software-Management-Konsole zunächst einmal anzuhalten, dann die Lizenzdatei auszutauschen und anschliessend die Konsole wieder neu zu starten.

Der Prozess des Austauschs ist simpel und im folgenden Video erklärt: ¹⁾

• Das hier vorgestellte Prozedere funtioniert vollkommen unabhängig davon, ob es sich um eine USB-Konsole, eine NET-Konsole oder eine lokale Konsole handelt.

• Das Procedere ist auch davon unabhängig, welches Produkt der SPE Systemhaus GmbH lizenziert wird. Es funktioniert mit convert4print genauso wie mit print2forms oder mit Mischinstallationen.

• In der Regel bekommen convert4print und print2forms nur dann etwas vom hier provozierten Ausfall der Software-Management-Konsole mit, wenn zufällig ein Prüfintervall abläuft, oder ein Konverter ausgerechnet zu diesem Zeitpunkt eine Lizenz anfordert. Das hat aber ausser eventuell etwas verzögerten Druckausgaben keinerlei Auswirkungen - zumindest solange die Stillstandszeit der Konsole nicht in den Bereich der Karenzzeit (meist halbe Stunde) der Lizenz kommt.

• Aus Gründen der Betriebssicherheit sollte die Lizenzdatei trotzdem nicht ausgerechnet in Zeiten von exzessiver Nutzung von convert4print oder print2forms erfolgen.

• Sollte die neue Lizenzdatei irgendwelche Probleme verursachen, kann wieder auf die alte Lizenzdatei zurück­gewechselt werden - zumindest, wenn die alte Lizenz nicht abgelaufen ist.